Trong bảng tính Excel có một chức năng hay nhưng ít người chú ý, đó là chức năng chèn chú thích (comment). Thí dụ bạn có thể tạo một bản trích ngang về lý lịch của một cán bộ, công chức hay học sinh... Để chèn chú thích vào bảng tính bạn làm như sau:

- Mở bảng tính Excel.

- Bấm phải vào ô cần chèn chú thích, chọn Insert Comment.

- Chèn thông tin cá nhân vào ô này. Sau khi chèn xong bên phải của ô sẽ xuất hiện một tam giác màu đỏ, chỉ cần đưa con trỏ vào ô là thông tin về cá nhân đó sẽ xuất hiện. Sau khi đã chèn chú thích vào các ô trong bảng tính cho các đối tượng, làm thế nào để in các chú thích này ra? Trên một số tạp chí có hướng dẫn dùng chương trình Export_excel_ comments.vbs để làm việc này. Điểm bất tiện của cách này là không phải ai cũng có được chương trình đó.

Thực ra trong Excel cũng đã có tích hợp chức năng in chú thích rồi. Cách in như sau:

- Mở bảng tính Excel có các chú thích cần in.

- Bấm vào menu File > Page Setup.

- Chọn thẻ Sheet.

- Trong mục Comments, bạn bấm chuột vào núm tam giác, chọn At end of Sheet (các ô ghi chú sẽ được in trên một trang riêng).

- Chọn mục As displayed on sheet nếu chỉ in những ô ghi chú được hiển thị.

- Bấm Print.

- Trong vùng Print range, chọn All để in tất cả chú thích.

- Khai báo số trang cần in chú thích trong mục Page From ... To (từ trang... tới trang...).

- Bấm OK để thực thi in.

CHUYỂN ĐỔI CỘT THÀNH DÒNG VÀ NGƯỢC LẠI

Nếu muốn chuyển đổi cả bảng tính dạng cột đứng thành dạng cột nằm ngang (hoặc ngược lại), bạn có thể thực hiện như sau:

- Chọn bôi đen cả bảng tính cần chuyển.

- Bấm Copy, bấm chọn ô của vùng được dán chuyển đổi (vùng này phải nằm ngoài vùng bảng gốc).

- Vào menu Edit > Paste Special.

- Chọn Transpose trong hộp thoại Paste Special.

- Bấm OK để hoàn tất.