Ví dụ việc kiểm tra mã hàng, giả sử bạn có mã hàng chứa trong dãy A1:A20 của Sheet1, phần nhập dữ liệu mã hàng trong dãy A1:A10 trong Sheet2. 

Để tiện quản lý dãy này ta đặt tên bằng cách chọn Insert à Name à Define, đặt tên vùngSheet1!A1:A20 là Mahang, nhấn OK.

Để nhập các điều kiện kiểm tra cho vùng này ta làm như sau: 

Chuyển tới Sheet2 à Chọn vùng A1:A10 à Chọn Data à Data Validation. 

Ở thẻ Settings, Validation Criteria chọn Allow: List, Source nhập = Mahang, đánh dấu chọn hộp Ignore Blank nếu muốn bỏ qua các ô trống, hộp In-cell dropdown nếu muốn có hộp danh sách thả xuống. 

Chuyển qua thẻ Input Messsage nhập các hướng dẫn, chọn Show input... nếu muốn hướng dẫn hiện lên khi ô được chọn. 

Chuyển qua thẻ Error Alert nhập các thông tin cảnh báo khi nhập sai, chọn Show error... nếu muốn hiện thông tin cảnh báo. 

Nhấn OK.

Giờ đây khi nhập liệu ở vùng Sheet2!A1:A10, một hộp Dropdown List xuất hiện và hầu như chắc chắn bạn không có cơ hội để nhập sai mã hàng!

[Haiphong-Aptech]